Politique de Protection des données à caractère personnel

L’OPH Allier Habitat veille à la protection des données à caractère personnel de ses locataires, ses locataires potentiels, des visiteurs de son site internet, de ses partenaires, de ses collaborateurs et collaborateurs potentiels en veillant au respect de la loi “informatique et libertés” du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

La présente politique vous renseigne sur la politique de protection des données à caractère personnel menée par l’OPH Allier Habitat et ses sous-traitants éventuels.

Le visiteur de ce site est réputé avoir lu et accepté la présente page sur la Politique de Protection des données à caractère personnel. Dans le cas contraire, l’internaute est libre de ne pas naviguer sur le présent site internet, de refuser les cookies et de ne fournir aucune donnée à caractère personnel.

Article 1 - Définitions

«Données à caractère personnel» : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

«Traitement» : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;

«Limitation du traitement» : le marquage de données à caractère personnel conservées, en vue de limiter leur traitement futur ;

«Pseudonymisation» : le traitement de données à caractère personnel de telle façon que celles-ci ne puissent plus être attribuées à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires, pour autant que ces informations supplémentaires soient conservées séparément et soumises à des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir que les données à caractère personnel ne sont pas attribuées à une personne physique identifiée ou identifiable ;

«Responsable du traitement» : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ;

«Sous-traitant» : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;

«Destinataire» : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers ;

«Tiers» : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel ;

«Consentement» de la personne concernée : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement ;

«Violation de données à caractère personnel» : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.

Article 2 - Champ d’application

La présente Politique de Protection des données à caractère personnel a pour objectif d’informer les personnes concernées de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées par l’OPH Allier Habitat.

Article 3 - Responsable du traitement

Le Responsable du traitement est Mme Véronique JOLY, prise en sa qualité de Directrice générale de l’Office Public de l’Habitat ALLIER HABITAT, Etablissement public à caractère industriel ou commercial dont le siège est à MOULINS (Allier), 15-17 rue de Villars, identifié au SIREN sous le numéro 270 300 023 et immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés de CUSSET.

Article 4 - Engagement de l’OPH Allier Habitat

Le personnel de l’OPH Allier Habitat et ses sous-traitants éventuels s’engage à n’utiliser les données que vous lui transmettez que pour les finalités pour lesquels a été réalisé le recueil de ces données, et à garantir la confidentialité de ces données.

Hormis les cas imposés par la règlementation en vigueur, pour le cas où des tiers demanderaient aux services de l’OPH Allier Habitat de leur communiquer vos données à caractère personnel, lesdits services vous en feront la demande par écrit, et aucune donnée ne sera communiquée sans votre accord express écrit.

En cas de violation de vos données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, vous en serez directement informé au plus tard 48 heures après le constat de ladite violation.

Article 5 - Traitements des données à caractère personnel

5.1 - Base légale des traitements

L’OPH Allier Habitat effectue des traitements de données à caractère personnel sur les bases suivantes :

- consentement de la personne dans le cadre d’une demande d’emploi ou de logement, de la fonction d’administrateur, de l’utilisation des cookies

- exécution d’un contrat accepté par la personne lors de la gestion des contrats de travail, des baux locatifs ou de contrats et conventions diverses

- obligation légale (notamment dans le cadre des enquêtes OPS et SLS, information aux services fiscaux des bien loués pour établir la taxe d’habitation, etc)

- intérêt légitime pour la vidéosurveillance de parties communes d’immeuble fin d’assurer la sécurité des personnes et des biens

5.2 - Finalités et données traitées

L’OPH Allier Habitat collecte des données à caractère personnel qui peuvent être celles définies ci-dessous selon les finalités suivantes :

- la demande de renseignements via le formulaire de contact :

- noms

- prénoms

- adresse postale

- numéro de téléphone

- adresse mail

- l’élaboration de statistiques et de mesures de fréquentation du site internet :

- adresse IP

- cookies (voir article : 5)

- le traitement d’une demande de logement :

- noms

- prénoms

- adresse postale

- numéro de téléphone

- adresse mail

- date de naissance

- lieu de naissance

- photographie (sur la carte d’identité)

- informations relatives à un handicap

- déclaration d’impôt sur le revenu

- activité professionnelle

- situation familiale

- numéro de demandeur de logement

- la réponse à des demandes de renseignement :

- noms

- prénoms

- adresse postale

- numéro de téléphone

- adresse mail

- la gestion de la relation contractuelle avec les locataires :

- noms

- prénoms

- adresse postale

- numéro de téléphone

- adresse mail

- date de naissance

- lieu de naissance

- photographie (sur la carte d’identité)

- informations relatives à un handicap

- activité professionnelle

- situation familiale

- relevé d’identité bancaire

- déclaration d’impôt sur le revenu

- numéro d’identification interne

La communication d’un numéro de téléphone et/ou d’une adresse mail aux services de l’OPH Allier Habitat est facultative. La collecte de ces données vise à pouvoir contacter les locataires par mail ou téléphone dans l’optique de fluidifier la gestion de leur contrat de location.

- la sécurité des personnes et des biens :

- visages

- habitudes de vie

- le recrutement de salariés :

- noms

- prénoms

- adresse postale

- numéro de téléphone

- adresse mail

- informations relatives à un handicap

- curriculum vitae

- poste recherché

- lettre de motivation

- l’emploi de salariés :

- idem que pour le recrutement de salariés

- date de naissance

- lieu de naissance

- situation familiale

- relevé d’identité bancaire

- la relation avec des tiers (voisins, fournisseurs, prestataires) :

- noms

- prénoms

- adresse postale

- numéro de téléphone

- adresse mail

- la gouvernance (les administrateurs) :

- noms

- prénoms

- adresse postale

- numéro de téléphone

- adresse mail

- date de naissance

- lieu de naissance

- photographie (sous réserve d’accord)

5.3 - Destinataires des données

Les données collectées via le formulaire de contact sont exclusivement réservées à l’OPH Allier Habitat et ses sous-traitants éventuels.

Dans le cas où certaines activités de traitement de données seraient confiées à des sous-traitants, ces derniers se verront notamment imposés des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre, la fiabilité et les mesures de sécurité déployées pour sécuriser le traitement des données.

Les coordonnées téléphoniques et mails des locataires font également l’objet d’un traitement pour les contacter dans le cadre de la programmation de travaux indispensables dans leur logement. Les intervenants éventuels sont tenus au strict respect des conditions suivantes : ils peuvent être amenés à traiter des données à caractère personnel des locataires des logements où ils doivent intervenir, et notamment leur identité, leurs coordonnées postales et leurs coordonnées téléphoniques. Ces données ne pourront être utilisées que pour contacter le locataire aux bonnes fins de la réalisation des travaux dans son logement (prise de rendez-vous, moyens d'accès...). Aucune démarche commerciale ne peut être effectuée sur la base des données recueillies.

L’utilisation de ces données est soumise à un accord préalable express de la part des locataires de part la communication de ces coordonnées.

5.4 - Transfert de données

Conformément à la réglementation en vigueur, les données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales, aux auxiliaires de justice et aux officiers ministériels.

Les images filmées par les systèmes de vidéosurveillance ne sont consultées qu’en cas de signalement d’un incident ayant trait à la sécurité des personnes ou des biens auprès de l’OPH Allier Habitat par les agents de sécurité de la société de vidéosurveillance, les personnes habilitées de l’OPH Allier Habitat et les forces de l’ordre lorsqu’il y a lieu.

Aucun transfert de données hors Union Européenne n’est effectué, sauf sur décision de justice.

5.5 - Protection des données à caractère personnel des mineurs de moins de 15 ans

Seules les données relatives aux noms et prénoms, et date de naissance sont collectées par l’OPH Allier Habitat. Celles-ci sont nécessaires pour déterminer la typologie du logement auquel le locataire ou locataire éventuel peut prétendre, ainsi que dans le cadre d’enquêtes législatives et règlementaires obligatoires. Ces informations sont nécessairement transmises par un détenteur de l’autorité parental.

Article 6 - Cookies

L’ensemble des informations relatives au traitement des cookies est disponible au lien suivant :

Cookies : https://www.allier-habitat.fr/cookies.php

Article 7 - Durée de conservation et sécurité des données

La durée du traitement des données sera limitée à la durée légale de conservation, notamment s’agissant des enquêtes imposées par les textes législatifs et règlementaires.

Les données liées à des baux locatifs seront conservées pendant une durée de trois ans après le départ sans dette du logement par le locataire.

Les demandes d’emploi n’ayant pas abouti seront conservées pendant une durée de un an.

Les données résultant de la vidéosurveillance sont conservées pendant une durée maximale de 1 mois.

Les informations relatives aux cookies seront conservées pendant 13 mois à compter de leur dernière mise à jour.

Toutes les données personnelles sont conservées dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation applicable notamment en matière civile et commerciale.

Article 8 - Sort des données

A l’issue de leur durée de conservation légale ou celle mentionnée à l’article 7 de la présente Politique de Protection des données à caractère personnel, les données liées à un contrat de location feront l’objet d’une anonymisation sur le logiciel de gestion informatique et l’objet d’une destruction des fichiers physiques.

Toutes les autres données non nécessaires à des fins statistiques ou archivistiques feront l’objet d’une destruction à l’issue de leur délai de conservation.

Article 9 - Droits des personnes

Conformément à la loi “informatique et libertés” du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, vous disposez d’un droit d’accès, d’opposition et de rectification aux informations qui vous concernent, ainsi que du droit à la limitation du traitement et à l’effacement dans le cadre permis par le Règlement Européen.

Vous pouvez exercer ces droits en envoyant un mail à :

dpd@allier-habitat.fr

ou par courrier à :

Allier Habitat

Délégué à la protection des données

15/17 rue de Villars

03000 MOULINS

Un justificatif d’identité pourra vous être demandé afin de garantir la sécurité des échanges.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits concernant vos données à caractère personnel ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL sur leur site internet dont l’adresse est la suivante : www.cnil.fr.

Article 10 - Version

La présente Politique de Protection des données à caractère personnel est arrêtée au 17 février 2022. Celle-ci peut faire l’objet d’une actualisation si les circonstances l’exigent. Aussi, vous êtes invité à consulter la dernière version de cette page régulièrement.